Document Control Specialist (Construction)

Manage and coordinate project cost control and planning activities across assigned projects. Prepare and update project budgets, cost forecasts, and resource-loaded schedules. Conduct cost analysis, tracking actual expenditures against planned budgets and forecasts. Identify and report cost and schedule variances, advising corrective actions to maintain targets. Collaborate with project teams to ensure alignment between cost, schedule, and scope baselines. Review and validate BoQs, material take-offs, and procurement cost comparisons. Participate in progress measurement, productivity analysis, and forecasting of completion costs. Prepare periodic progress and cost reports (daily, weekly, monthly) for management review. Review and evaluate change orders and variation requests for cost and time impact. Support preparation of management reports and presentations for senior management. Guide and mentor junior engineers in cost and planning tasks to ensure accuracy and consistency. Contribute to the continuous improvement of internal procedures, templates, and reporting tools.

Təyin edilmiş tikinti layihələri üzrə sənəd idarəetmə fəaliyyətlərini şirkət prosedurları və layihə tələblərinə uyğun şəkildə həyata keçirmək. Təsdiq olunmuş sənəd təsnifatı strukturuna uyğun olaraq layihə sənədləri üçün kağız və elektron arxiv/fayl sistemlərini yaratmaq, təşkil etmək və idarə etmək. Çertyojlar, texniki spesifikasiyalar, RFI-lər (sorğular), submittal sənədləri, yazışmalar və texniki sənədlər daxil olmaqla layihə sənədlərini təşkil etmək, təsnifləndirmək, qeydiyyata almaq və arxivləşdirmək. Layihə qeydləri və sənədlərinin skan edilməsi, indeksləşdirilməsi, təşkili və arxivləşdirilməsində dəstək göstərmək. Daxil olan və göndərilən submittal sənədlərinin emalını və nəzarətini həyata keçirmək, sənəd idarəetmə sistemində düzgün qeydiyyat və vaxtında yenilənməni təmin etmək. Submittal jurnallarını (loglarını) yenilənmiş saxlamaq, sənədlərin statusunu, reviziyalarını, təsdiqlərini və gecikmiş məsələləri izləmək. Layihə sənədlərini SharePoint və ya digər təyin olunmuş elektron sənəd idarəetmə sistemləri vasitəsilə yükləmək və göndərmək. Çertyojları, planları, texniki spesifikasiyaları və əlaqəli reviziyaları qəbul etmək, qeydiyyata almaq, paylamaq və izləmək. Təsdiqlənmiş sənədlərin layihə komandalarına, podratçılara və subpodratçılara nəzarətli və vaxtında paylanmasını təmin etmək. Düzgün sənəd adlandırılması, indeksləşdirmə və versiya nəzarəti ilə dəqiq elektron məlumat bazalarını idarə etmək. RFI-lər, submittal sənədləri, çertyojlar, hesabatlar və layihə yazışmaları ilə bağlı sənəd idarəetmə fəaliyyətlərində layihə komandalarına dəstək vermək. Bütün layihə qeydlərinin və sənədlərinin məxfiliyini, düzgünlüyünü və bütövlüyünü təmin etmək. Rəhbərlik tərəfindən təyin olunan digər əlaqəli vəzifələri yerinə yetirmək.

Vəzifənin qısa təsviri: Bu vəzifənin əsas məqsədi şirkətin sənəd idarəetmə sisteminin və daxili proseslərinin korporativ idarəetmə prinsiplərinə uyğun olaraq hüquqi və metodoloji baxımdan düzgün, sistemli və səmərəli şəkildə təşkilini təmin etməkdir. Əsas vəzifə öhdəlikləri: Şirkətin fəaliyyət istiqamətlərini və iş proseslərinin xüsusiyyətlərini öyrənmək və təhlil etmək. Korporativ idarəetmə çərçivəsinin, daxili siyasət və prosedurların hazırlanması və tətbiqini təmin etmək, zəruri metodoloji yanaşmaları formalaşdırmaq. Sənəd idarəetmə sistemlərini hazırlamaq, tətbiq etmək və onların effektiv fəaliyyətinə nəzarət etmək. Fiziki və elektron sənədlərin düzgün təsnifatını, qeydiyyatını, idarə olunmasını və saxlanılmasını (o cümlədən arxivləşdirilməsini) təmin etmək, zəruri sənədləri hazırlamaq. Sənədlərin dövriyyəsinə nəzarət etmək, yenilənmə, dəyişiklik və təsdiq proseslərinin vaxtında həyata keçirilməsini təmin etmək. Daxili qaydalara və normativ tələblərə uyğunluğun yoxlanılması məqsədilə mütəmadi auditlər aparmaq. Direktorlar Şurasının və komitələrin iclaslarında katib funksiyasını yerinə yetirmək. Rəhbərlik tərəfindən verilən tapşırıqları yüksək peşəkarlıq və məsuliyyətlə icra etmək.