Ofis meneceri

Vəzifə haqqında qısa məlumat:

• Ofis Meneceri şirkətin inzibati fəaliyyətinin effektiv təşkili və ofisin gündəlik iş proseslərinin fasiləsiz idarə olunmasına cavabdehdir. Bu vəzifə daxili koordinasiyanın təmin edilməsi, sənəd dövriyyəsinin düzgün təşkili və rəhbərliyə inzibati dəstəyin göstərilməsini əhatə edir.

Əsas vəzifə və öhdəliklər:

• Ofisin gündəlik fəaliyyətinin təşkili və inzibati işlərin ümumi idarə olunması

• Təqvimlərin idarə edilməsi, görüşlərin planlaşdırılması, ezamiyyətlərin təşkili və koordinasiyası

• Rəsmi məktubların, hesabatların, təqdimatların və digər sənədlərin hazırlanması, redaktəsi və dövriyyəsinin təşkili

• Rəqəmsal və fiziki arxiv sistemlərinin yaradılması, saxlanılması və yenilənməsi

• Daxili və xarici sorğular üzrə ilkin əlaqə nöqtəsi kimi çıxış edilməsi

• Şöbələrarası kommunikasiya və məlumat axınının effektiv təşkilinin təmin edilməsi

• Görüş protokollarının, məmoların və gündəliklərin hazırlanması və paylanması

• Görüşlərin, konfransların və digər tədbirlərin təşkili və inzibati dəstəyin göstərilməsi

• Ofis ləvazimatlarının planlaşdırılması, sifarişi və uçotunun aparılması, təchizatçılarla əlaqələrin idarə olunması

• Ofis daxili qayda və prosedurlara riayət olunmasına nəzarət

• Hesab-fakturaların, xərc hesabatlarının və ödəniş sənədlərinin hazırlanması və ilkin işlənməsi

• Büdcə və inzibati xərclərin izlənməsi və hesabatların hazırlanmasına dəstək

• Məlumat bazalarının və qeydiyyat sistemlərinin düzgün aparılması

• İşçilərin işəgəlmə və ziyarət saatlarının qeydiyyatı və nəzarəti

• ERP, e-qaimə, e-imza və digər korporativ sistemlərlə işlərin təşkili

• Nəqliyyat və logistika məsələlərinin (taksi sifarişləri, çatdırmalar və s.) koordinasiyası

• Yanacaq kartlarının uçotu və idarə olunması

• Şirkət nəqliyyat vasitələrinin texniki baxış və servis müddətlərinin izlənməsi

• Satınalma sorğularının hazırlanması və inzibati sifarişlərin icrasına nəzarət

• Tender sənədlərinin hazırlanması və təqdim olunmasına dəstək

• Tender qrafiklərinin və son tarixlərin izlənməsi

• Prekvalifikasiya proseslərində inzibati dəstək

• Qonaqların qarşılanması və əlaqələndirilməsi

• Müqavilə və hüquqi sənədlərin inzibati dövriyyəsinin təşkili

• Məxfi məlumatların qorunması və informasiya təhlükəsizliyinə riayət edilməsi

• Ali təhsil (idarəetmə, biznes inzibatçılığı və ya əlaqəli sahə üstünlükdür)

• Ofis idarəçiliyi və ya inzibati sahədə minimum 2-3 il iş təcrübəsi

• Azərbaycan, rus və ingilis dili sərbəst danışıq və yazışma

• MS Office proqramlarında (Word, Excel, PowerPoint) yüksək səviyyədə işləmək bacarığı

• ERP və digər korporativ sistemlərlə iş təcrübəsi üstünlükdür

• Güclü təşkilatçılıq, planlama və ünsiyyət bacarıqları

• Detallara diqqət və çoxsaylı tapşırıqları eyni vaxtda idarə etmə bacarığı

• Məxfilik və peşəkarlıq prinsiplərinə riayət

Şəxsi keyfiyyətlər:

• Məsuliyyətli və intizamlı

• Analitik düşünmə qabiliyyəti

• Operativ və çevik qərarvermə bacarığı

• Komanda ilə işləmək və koordinasiya bacarığı

Bu vəzifə təsviri şirkətin inzibati fəaliyyətinin səmərəliliyini artırmaq və iş proseslərinin düzgün təşkilini təmin etmək məqsədi daşıyır

Yuxarıda qeyd olunan tələblərə uyğun namizədlər CV-lərini “Office Manager” mövzusu ilə qeyd olunan elektron poçt ünvanına göndərə bilərlər.