Executive Business Assistant (CEO Office)

İş şəraiti Əmək haqqı – Müsahibə əsnasında təyin olunur Ünvan – AGA Business Center İş saatları – 09:00-18:00 – 5/7 Vəzifə Öhdəlikləri Texniki Xidmət və Servis Koordinasiyası Sahə üzrə optimal əhatə dairəsini təmin etmək üçün texniklərin gündəlik iş qrafiklərini hazırlamaq və monitorinq etmək. Servis sifarişlərini başlanğıcdan sona qədər yaratmaq, təyin etmək və idarə etmək. Təmir və texniki xidmət tapşırıqlarının statusunu real vaxt rejimində izləmək; gecikmələr və ya problemlər barədə dərhal məlumat vermək (eskalyasiya). Bütün xidmət zonaları üzrə həm təcili, həm də planlaşdırılmış texniki xidmət fəaliyyətlərini əlaqələndirmək. İşin tamamlanmasını təsdiqləmək, rəyləri toplamaq və qeydləri yeniləmək üçün sahə komandaları ilə əlaqə saxlamaq. İnzibati və Əməliyyat Dəstəyi Müvafiq sistemlərdə müqavilə və müştəri məlumatlarını dəqiq şəkildə yeniləmək və saxlamaq. Satınalma Sifarişi (PO) və hesab-faktura (invoice) proseslərində Maliyyə komandasına dəstək olmaq; sənədlərin vaxtında təqdim edilməsini və dəqiqliyini təmin etmək. CRM / ERP sistemlərinə məlumatları daxil etmək və onlara nəzarət etmək; qeydlərin dürüstlüyünü və dəqiqliyini təmin etmək. Rəhbərlik tərəfindən nəzərdən keçirilməsi üçün həftəlik və aylıq əməliyyat hesabatlarını hazırlamaq. Müqavilələr, xidmət müqavilələri və uyğunluq sənədləri üçün mütəşəkkil arxivləşdirmə sistemini qoruyub saxlamaq. Müştəri və Daxili Kommunikasiya Xidmət statusu, planlaşdırma və yeniliklərlə bağlı müştərilərlə proaktiv şəkildə əlaqə saxlamaq. Müştəri şikayətlərini qeydə almaq və müvafiq komandalara yönləndirmək; məsələ həll olunana qədər prosesi izləmək. Satış, Maliyyə və Texniki komandalarla çarpaz funksional tapşırıqlar üzrə səmərəli koordinasiya yaratmaq. Daxili və xarici tərəfdaşlardan gələn xidmətlə bağlı sorğular üçün ilk əlaqə şəxsi kimi çıxış etmək. Müştərilərə təqdim olunan qiymət təkliflərinin və xidmət təkliflərinin (propozalların) hazırlanmasına dəstək vermək. Əməliyyat Dəstəyi və Performansın İzlənməsi Xidmət performansının KPI-larını monitorinq etmək və kənarlaşmalar zamanı düzəldici tədbirlər üçün xəbərdarlıq etmək. Trendləri müəyyən etmək və əməliyyatların optimallaşdırılmasını dəstəkləmək üçün əsas məlumat təhlillərini aparmaq. Qiymət təkliflərinin və kommersiya təkliflərinin hazırlanmasında kömək etmək. Şirkət standartlarına uyğun olaraq audit və uyğunluq sənədlərini idarə etmək. Əməliyyat və Texniki Xidmət (O&M) funksiyası daxilində davamlı təkmilləşdirmə təşəbbüslərini dəstəkləmək.

IKMA Group announces the launch of the Summer Practice Hub '26, a highly structured, 2-month professional development program designed to bridge advanced academic knowledge with corporate execution. Grounded in global operational standards and continuous innovation, this initiative offers high-potential talent the opportunity to contribute to real-world business outcomes. We invite forward-thinking undergraduates (3rd/4th year) and recent graduates to integrate into our corporate ecosystem and drive meaningful operational impact. Candidates will be aligned with one of four core corporate business units, gaining direct exposure to industry-leading methodologies: Requirements Engineering & Technical Operations (Engineering Stream) Corporate Finance & Financial Control (Finance & Accounting Stream) Supply Chain Management & Procurement (Supply Chain & Logistics Stream) Business Administration & Document Control (Business Administration Stream) Academic Background: Current undergraduate students (entering their 3rd or 4th year) or recent graduates in Engineering, Finance, Economics, Supply Chain, Business Administration, or related disciplines. Language Proficiency: Professional fluency in Azerbaijani (written and spoken) is required; working proficiency in English is highly asset. Technical & Soft Skills: Foundational literacy in MS Office tools (specifically proficient in MS Excel for analytical roles). Strong collaborative capacity, analytical mindset, and a proactive approach to operational tasks. Excellence in task execution and high commitment to workplace discipline. Important Note: Applicants must explicitly state their preferred department and interest within the cover letter / email body section of their application. Interested candidates can send their CV to the e-mail address in the Apply for job button.

Maintenance & Service Coordination Prepare and monitor technicians' daily work schedules to ensure optimal field coverage. Create, assign, and manage service orders from initiation through to completion. Track the status of repair and maintenance tasks in real time; escalate delays or issues promptly. Coordinate both emergency and planned maintenance activities across all service zones. Liaise with field teams to confirm job completion, collect feedback, and update records. Administrative & Operational Support Update and maintain contract and customer information accurately in relevant systems. Support Finance team in Purchase Order (PO) and invoice processes; ensure timely submission and accurate documentation. Enter and control data in CRM / ERP systems; ensure integrity and accuracy of records. Prepare weekly and monthly operational reports for management review. Maintain organized filing systems for contracts, service agreements, and compliance documents. Customer & Internal Communication Communicate proactively with customers regarding service status, scheduling, and updates. Register and route customer complaints to the appropriate teams; follow up until resolution. Coordinate effectively with Sales, Finance, and Technical teams on cross-functional tasks. Serve as a first point of contact for service-related queries from internal and external stakeholders. Support the preparation of customer-facing quotations and service proposals. Operations Support & Performance Tracking Monitor service performance KPIs and flag deviations for corrective action. Conduct basic data analysis to identify trends and support operational optimization. Assist in the preparation of quotations and commercial proposals. Manage audit and compliance documentation in accordance with company standards. Support continuous improvement initiatives within the Operations & Maintenance function. Education & Experience Bachelor’s degree in Engineering, or a related field. 0–2 years of experience in administrative, operations, or support roles. Experience in a technical service, facility management, or maintenance environment is an advantage. Technical Skills Basic proficiency in MS Office, especially Excel. General understanding of CRM and/or ERP systems (e.g., SAP, Salesforce, or similar) is a plus. Ability to prepare simple reports and work with data. Familiarity with service management or ticketing tools is an asset. Competencies Good organizational skills with the ability to manage daily tasks effectively. Clear and professional communication skills, both written and verbal. Attention to detail and accuracy when working with data. Willingness to learn and a proactive approach to problem-solving. Ability to work both independently and as part of a team. English proficiency at least at intermediate level (B1 or above). Interested candidates can apply by clicking the link provided in the "Apply" button.